COMO AGIR EM CASO DE FISCALIZAÇÃO

A fiscalização chegou em minha loja. E agora?

A fiscalização presencial é uma atividade rotineira do fisco. Afinal, o papel do auditor fiscal é o de inspecionar o contribuinte quanto ao cumprimento da legislação tributária. Para tal, ele busca evidências acerca do montante devido ao Estado e se o mesmo foi devidamente pago pela empresa.

Essa ação da fiscalização acontece com todas as empresas, portanto, é importante estar preparado para que ela seja conduzida da melhor maneira por todos os envolvidos, seja em um supermercado, padaria, lanchonete ou mercearia.

Mesmo na empresa que adotam as melhores práticas de gestão fiscal e tributária, a fiscalização é sempre um momento de apreensão. Ela é autorizada ao fisco em todas as esferas ( federal, estadual e municipal ). O contribuinte ( a organização, no caso ) tem o dever de atender o fiscal prontamente, prestar as informações solicitadas e não pode agir, de forma alguma, para obstruir a fiscalização.

Para os agentes da Fazenda Pública, operações de fiscalização fazem parte da sua rotina diária e são consideradas atividades corriqueiras. Não se pode dizer o mesmo com relação à empresa submetida ao procedimento. Embora se trate de um evento de ocorrência provável, para o contribuinte uma operação de fiscalização é sempre um evento inesperado que ocasiona tensão e prejudica a produtividade da organização. Conscientes disso, muitos fiscais atuam de forma contida e discreta. Nessas situações, concede-se um prazo para que a empresa forneça a documentação requisitada.

Quem deve acompanhar o fiscal durante a fiscalização?

O primeiro passo é direcionar um funcionário de confiança para receber o auditor fiscal, que conheça bem a empresa e que entenda do processo de tributação estadual, federal e municipal.

Ao recepcionar o fiscal, solicite as credenciais do mesmo, sem ser autoritário, para comprovar de que não se trata de fraude, embora, geralmente, os fiscais já entregam o termo de início de fiscalização. Separe um local reservado para conversar com ele e evite que os outros colaboradores tomem ciência da fiscalização, para não tumultuar o ambiente.

CONVERSE COM SEU CONTADOR

Há situações em que a empresa recebe, previamente, uma notificação informando sobre a visita do fiscal. No entanto, é possível que a fiscalização chegue sem aviso. Nas duas ocasiões, não há qualquer problema em pedir a orientação do seu contador - só não deixa de receber o fiscal com cordialidade, independentemente da situação.

Estar tranquilo é fundamental.

É importante que o colaborador mantenha a calma e transmita segurança. Ele deve se portar com seriedade, ser reservado e manter o equilíbrio. Reforçamos a questão do comportamento, pois muitas pessoas ficam nervosas diante dessas situações, mesmo que não haja nada de errado.

É por isso que pode ser uma boa prática o dono não atender diretamente ao fiscal. Deve ser evitado posturas que possam tumultuar o processo de fiscalização. Estar ciente que não se pode julgar sem ter provas e que todos têm direito a plena defesa, deve ser suficiente para manter a tranquilidade. Ainda que a visita do fiscal tenha sido motivada por alguma inconsistência verificada pelo fisco, considere que haverá prazo para corrigir falhas ou recorrer de possíveis autuações. Mesmo assim, não deixe de ser cauteloso em relação ao que diz e faz: reporte ao fiscal apenas as informações pedidas.

Entrega da documentação

Com as mudanças das declarações para o meio eletrônico, a maioria dos fiscais não solicita documentos e planilhas de controle e sim o envio dos arquivos para comprovar a defesa. Mas o fiscal pode pedir os livros fiscais e contábeis, notas fiscais, comprovantes de pagamentos de guias e, caso seja necessário, pode até levá-los com ele.

A entrega dos documentos deverá ser feita mediante protocolo e, nos casos em que a contabilidade seja externa, deve-se solicitar um prazo para entrega. Lembre-se, qualquer dúvida com referência a documento ou planilha é motivo para que o mesmo não seja entregue. Deixe para que o contador ou o advogado analisem posteriormente toda a documentação e se preparem melhor para a apresentação da defesa. Por isso é tão importante conversar com o contador.

Dicas para não ter surpresas com a fiscalização:

Algumas dicas de empresas que já passaram por processos de fiscalização e de contadores experientes fazem a diferença. Citemos algumas:

Certificar se a sua contabilidade está em dia com a entrega das declarações: SPED Fiscal, SPED Contábil, DAPI, Declarações Municipais, dentre outras; Manter um arquivo organizado das guias dos impostos pagas;Organizar os impostos atrasados, possuir um planejamento financeiro para quitá-los ou entrar com um pedido de parcelamento junto aos órgãos competentes;Garantir a cópia (backup) confiável dos arquivos eletrônicos XML e das declarações transmitidas;Manter de forma organizada os documentos em papel, em um local adequado, arejado e de fácil acesso, pois o prazo para guarda é de 5 (cinco) anos. Hoje existem no mercado empresas especializadas na guarda de arquivos;Lembre-se de que a tributação dos produtos no seu cadastro é a base para o cálculo de impostos. Por isso, cadastro de produtos correto é um segredo para evitar dores de cabeça. Também existem empresas que oferecem serviços para manter o seu cadastro de produtos com todas as tributações corretas.

NÃO FIQUE COM DÚVIDAS

Antes e durante a fiscalização, evite ficar com dúvidas sobre o procedimento. O recomendado é esclarecer todos os pontos com seu CONTADOR, mas eventualmente, alguns questionamentos podem ser feitos também ao fiscal. Especialmente se o profissional do fisco fizer alguma observação ou recomendação que não tenha ficado clara, peça que detalhe melhor.

INFORME O SEU CONTADOR

Caso o contador não esteja na empresa no momento da fiscalização, informe-o prontamente sobre como foi a visita, destacando recomendações que tenha sido feitas ou possíveis autuações aplicadas. Pode-se recorrer de multas e penalidades, mas há prazo para que isso seja feito, portanto, seja rápido em comunicar qualquer problema.

Agora que você já sabe como se preparar para receber uma auditoria, pode ficar sossegado na hora de receber o fisco, não é mesmo?!